Según expertos, el 90% del éxito de una reunión depende de su preparación, hasta la reunión más informal se beneficia del trabajo previo. Para las reuniones que son muy importantes, este punto deberá ser cuidadoso y profundo, por esta razón los buenos resultados que logres alcanzar con una reunión, serán directamente proporcionales a la eficiencia y efectividad de esta.
A continuación, te compartimos 6 pasos para que logres una reunión efectiva:
- 1- Informa y recuerda previamente a los asistentes el propósito de la reunión: normalmente muchos de los invitados son propensos a olvidar la reunión, infórmales con tiempo, además esto permitirá que lleven material que sirva para la construcción en el espacio.
- 2- Invita solo a las personas necesarias: cuando invitas a aquellos que son verdaderamente necesarios a la reunión, tendrás altas posibilidades que tenga mayor fluidez y logro de los resultados.
- 3- Establece una agenda: define los puntos a tratar y los responsables de cada ítem con sus tiempos respectivos
- 4- Establece el impacto de la reunión: los líderes de la reunión no deben asumir que los asistentes conocen el impacto y los objetivos de la reunión, por eso, es necesario compartírselos al comienzo de la reunión buscando una alineación entre los miembros
- 5- Involucra a cada miembro: Para lograr la sinergia entre todos los asistentes a la reunión, será importante que todos participen y la conversación no se centre en solo unos pocos
- 6- Registra: toma nota de las acciones siguientes a desarrollar, los responsables y las fechas de compromiso, esto te permitirá que el proyecto tenga un seguimiento y se puedan lograr las metas propuestas
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